Désormais, il vous est possible de créer des contrats de type Soumission avec une date de désactivation automatique.
Qu’est-ce que cela signifie ?
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de définir une date à laquelle un contrat de type Soumission sera automatiquement désactivé.
Cela simplifie la gestion de vos contrats et garantit qu’ils seront désactivés à temps, sans nécessiter d’intervention manuelle.
Avantages :
- Automatisation : Plus besoin de suivre manuellement les échéances des soumissions.
- Efficacité accrue : Gagnez du temps et évitez les erreurs liées à l’oubli de désactivation des contrats.
- Flexibilité : Vous pouvez configurer chaque soumission selon vos besoins spécifiques.
Cette nouvelle fonctionnalité améliorera considérablement votre expérience et facilitera la gestion de vos contrats.
Configuration du type de contrat:
Onglet Configuration –> Type de contrat
- AJOUTER : Cliquer pour créer le nouveau type de contrat.
- Nom: Inscrire le nom du type de contrat : Soumission, Devis, Estimé etc..
- Fichier : Associer le nom de votre contrat Word qui sera envoyé au client.
- Réservation : Cocher cette case afin que le type de contrat ne soit pas facturable avant la confirmation de la part du client.
(Optionel – Si activé, vous devez préalablement avoir fait la mise à jour des tarifs pour vos unités) - Afficher à l’accueil : Tous les contrats associés à ce type de contrat seront afficher dans la fenêtre des rappels.
- Soumission : Cocher la case pour activer le mode de désactivation automatique
- Soumission – Durée de la validité (jours) : Définir combien de jours après la création du contrat celui-ci sera automatiquement désactivé.
- Couleur et motif : Choissir une couleur et un motif (optionnel) qui distinguera le type de contrat dans le vol d’oiseau.
- Afficher dans la réservation en ligne : Ne pas activer.
- FERMER : Cliquer pour sauvegarder la configuration.
Tarification: Associer le type de contrat à une tarification
En fonction de la version du logiciel Anémone que vous utilisez, il est essentiel que tous les espaces, sites, unités et enclos liés au nouveau type de contrat « Soumission » soient également associés à une tarification.
Cela permet au logiciel de calculer automatiquement le prix de la soumission. Sans cette étape, aucun tarif ne s’affichera au moment de créer le contrat.
La configuration des tarifs varie selon les versions. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette étape, nous vous recommandons de nous contacter pour obtenir des explications détaillées sur la procédure à suivre.
Contrat: Créer le contrat comme vous le faite habituellement.
- Type de contrat : Choissisez le type Soumission.
- Date de validité : La date inscrite est déterminée par le nombre de jour après lequel le contrat se désactivera automatiquement
- Exemple : Date de création du contrat : 04 octobre 2024 + 7 jours = 11 octobre 2024 inclusivement (jusqu’à 23h59:59)
Pour indiquer la date d’expiration de la soumission dans le document envoyé au client, il faut ajouter ce signet dans le contrat.dot : SoumissionDate
Voir aussi …
- Choisir les items de la facture à créditer
- Utilisation de l’avance comme paiement sur facture
- Créditer une facture partiellement
- Transférer une avance vers un autre contrat / réservation (Mode manuel)
- Ajouter un item dans une facture existante au contrat
- Utilisation d’une avance
- Calcul des totaux au contrat
- Facturer un client (Interactif)
- Renverser, Modifier un paiement
- Entrée infos cartes de crédit | Module paiement en ligne
