Créer une avance – Fiche client

Vous pouvez créer des avances qui seront associées à votre client et non plus au contrat de location. Cela permet une plus grande flexibilité au moment de payer des factures qui ne sont pas associées à des contrats.

Cliquer sur l’onglet GESTION et ensuite suite l’icône CLIENT pour rechercher le client pour lequel on désire ajouter une avance dans sa fiche client qui pourra par la suite être utilisée comme paiement sur une facture.

Une fois la fiche du client affichée

  1. Cliquer sur l’onglet AVANCE.
  2. Cliquer sur AJOUTER (Une nouvelle fenêtre s’ouvrira)
  3. Indiquer le montant de l’avance reçue, le mode de paiement ainsi qu’une note explicative au besoin dans la case NOTE
Une fois complété, le montant reçu en avance sera indiqué à la fiche du client. Pour avoir la liste des avances au contrat cliquer sur l’onglet AVANCE. Si une avance a été utilisée comme paiement le SOLDE sera indiqué pour chacune des avances. Si une avance a été créée à partir d’un trop perçu sur une facture, une note à cet effet sera ajouté.

Utilisation d’une avance pour paiement de facture

Au moment d’appliquer un paiement sur une facture d’un client, lorsque que vous affichez la liste des factures et choisissez une facture à payer, une fenêtre apparaîtra à l’écran vous indiquant le solde des avances non utilisées pour ce client.

La facture sélectionnée s’affichera. Cliquez AVANCE pour effectuer le paiement en utilisant les avances du client.
La fenêtre de paiement s’affichera.

  1. La facture sélectionnée sera cochée automatiquement. Vous pouvez en ajouter d’autres pour paiement si désiré.
  2. En cochant l’avance avec solde, Anémone indiquera le montant qui sera utilisé.
  3. Le total des factures à payer ainsi que le paiement utilisé est affiché.
  4. Cliquer OK pour effectuer le paiement.
  5. Une fenêtre indiquera le total à utiliser. Cliquer OUI pour accepter le paiement.
Une fois le paiement accepté, dans l’onglet AVANCES sous Montant utilisé et Solde les montants y seront indiqués.

Création d’une avance lors d’un paiement avec surplus

Lors du paiement, si on applique un montant supérieur à celui de la facture, le logiciel créera automatiquement une avance dans la fiche du client.

  1. Afficher la facture à que vous voulez payer.
  2. Cliquer PAIEMENT pour appliquer le paiement.
  3. Cliquer OUI à la question : Voulez-vous effectuer le paiement complet du solde restant?
  4. Inscrire dans la case appropriée le montant reçu de la part du client.
  5. On vous indiquera qu’il y a un surplus et on vous demandera si vous voulez créer une avance. Cliquer OUI à la question.
  6. Cliquer OUI pour appliquer le paiement et  ensuite fermer toutes les fenêtres.
La fiche client indique maintenant une avance de 394.53$, soit la différence entre le montant payé (500$) et le total de la facture (105.47$). Une note est automatiquement ajoutée pour indiquer la provenance de cette avance.

Voir aussi …

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