Lorsqu’un client désire louer un espace, vous devez lui créer un contrat. Cela permet de bloquer le local le temps désiré et de vous assurer que la facturation automatisée se fasse selon le cycle de facturation choisi.
La création d’un contrat d’entreposage / réservation d’un local peut se faire de différentes façons, soit:
- Le vol d’oiseau : Gestion –> Vol d’oiseau (Choisir la date et l’espace désiré)
- Le tableau de bord : Gestion –> Tableau de bord (Choisir la date et l’espace désirée)
- La fiche de l’espace : Gestion –> Espaces (Rechercher l’espace par son nom –> Afficher –> Ajouter (adjacent au bouton Afficher))
- La gestion des contrats : Gestion –> Contrats –> Ajouter
Une fois la façon de faire choisie, la fenêtre du contrat, à compléter, s’affichera.
- Espace : L’espace choisi s’affichera. Vous pouvez en sélectionner un autre (petit triangle) au besoin
- Ajouter : Vous pouvez ajouter d’autres espaces au contrat. Il n’y a pas de limite quant au nombre.
- Type de contrat : Choisir le type de contrat que vous offrez à votre client.
- Client : Sélectionner un client existant ou en créer un nouveau ( cliquer petite fiche jaune)
- Montant : Le montant sera affiché automatiquement en fonction du type de contrat ou vous pouvez l’entrer manuellement.
- Notes : Des notes peuvent être ajoutées et elles apparaîtront au contrat imprimé.
- Date de début : Indiquer la date d’occupation du local choisi.
- Date de fin théorique : Date qui apparaît automatiquement lorsqu’on utilise un type de contrat à durée prédéterminée.
- Date de fin : Indiquer la date réelle où le local sera libéré. (date de disponibilité de l’espace)
- Date de fin prévue : Indiquer une date possible où le local sera libéré.
- Date fermeture dossier : Date servant à la facturation. L’espace peut être libéré pour une date (date de fin), mais le client sera facturé jusqu’à cette date ultérieure.
- Prix mensuel suggéré : Prix du local qui a été configuré dans Anémone.
- Prix mensuel : Prix auquel le local est loué au client. Peut différé du prix mensuel suggéré.
- Prix premier mois : Tarif qui sera facturé le premier mois.
- Perpétuité : Cocher pour que Anémone facture sans arrêt selon le cycle de facturation choisi.
- Facture unique : Lorsqu’on veut facturer, pour une période donnée, l’entièreté du contrat. Vous devez confirmer une date de début et de fin de contrat.
- Promotion : Sélectionner une promotion à appliquer au contrat.
- Cycle de facturation : Sélectionner le cycle de facturation applicable au contrat.
- Date de début du cycle : Indiquer la date à laquelle la facturation doit débuter.
- Mode de paiement : Indiquer le mode de paiement utilisé par le client.
- No carte de crédit : Inscrire de numéro de la carte de crédit utilisé par le client pour le paiement des factures.
- Expiration carte de crédit : Inscrire la date d’expiration selon le format indiqué.
- Nom sur carte de crédit : Indiquer le nom du détenteur de la carte de crédit utilisée.
- Activer paiement en ligne : Disponible seulement avec l’achat du module de paiement en ligne.
- Afficher carte de crédit : Cocher pour afficher les numéros de la carte de crédit.
- Paiement manuel : ** Utilisez seulement avec le module de paiement en ligne ** Cocher la case pour désactiver la prise du paiement automatique sur la carte de crédit du client.
- Location : Liste des services additionnels ajoutés au contrat qui seront facturés mensuellement.
- Dépôt : Liste des frais qui seront remboursés au client lorsqu’il libérera le local.
- No. Réf. : Vous pouvez inscrire un numéro / texte de référence au besoin.
- Description des biens entreposés : Description des biens entreposés dans le local du client.
- Fermé : Cliquer pour confirmer le contrat.
Exemple de création d’un contrat – Location mensuel, facturation le 1er de chaque mois
Le client veut louer un local et en prendre possession le 1er novembre et n’a pas indiqué la date à laquelle il libérera le local.
Le client sera facturé par la suite le 1er de chaque mois
- Choisir le type de contrat : Bail Mensuel.
- Cycle de facturation : 1er du mois.
- Date de début du cycle : Date à laquelle la facturation automatique débutera.
- Date de début : Date à laquelle le client prendra possession du local. Il est important que les dates soient les mêmes.
- Perpétuité : Cocher la case afin que la facturation automatique se fasse jusqu’à ce qu’une date de fin soit définie.
IMPORTANT : Toujours créer manuellement la première facture afin d’amorcer la facturation automatique par le logiciel.
Exemple de création d’un contrat – Location mensuel, facturation prorata 1er mois.
Le client veut louer un local et en prendre possession le 16 novembre et n’a pas indiqué la date à laquelle il libérera le local.
Le client sera facturé pour les journées restantes dans le mois et par la suite sera facturé le 1er de chaque mois.
- Choisir le type de contrat : Bail Mensuel.
- Cycle de facturation : 1er du mois.
- Date de début du cycle : Date à laquelle la facturation automatique débutera.
- IMPORTANT : Toujours indiquer le 1er du mois de la prise de possession du local afin qu’Anémone calcule le prorata à facturer.
- Date de début : Date à laquelle le client prendra possession du local.
- Perpétuité : Cocher la case afin que la facturation automatique se fasse jusqu’à ce qu’une date de fin soit définie.
- Prix premier mois : Prix à facturer correspondant au prorata des jours restant dans le premier mois.
IMPORTANT : Toujours générer manuellement la première facture afin d’amorcer la facturation automatique par le logiciel.
Exemple de création d’un contrat – Location mensuel, facturation selon la date de prise du local.
Le client veut louer un local et en prendre possession le 16 novembre et n’a pas indiqué la date à laquelle il libérera le local.
Le client sera facturé par la suite tous les 16 de chaque mois.
- Choisir le type de contrat : Bail Mensuel.
- Cycle de facturation : Mensuel – Selon la date.
- Date de début du cycle : Date à laquelle la facturation automatique débutera.
- Date de début : Date à laquelle le client prendra possession du local.
- Perpétuité : Cocher la case afin que la facturation automatique se fasse jusqu’à ce qu’une date de fin soit définie.
IMPORTANT : Toujours générer manuellement la première facture afin d’amorcer la facturation automatique par le logiciel.
Facturation
Lorsque vous facturez manuellement le contrat pour la première fois, une fenêtre s’affichera.
- Premier mois : Anémone facturera le premier mois au tarif indiqué dans le contrat.
- Mois supplémentaires à facturer : Nombre de mois à facturer en plus du mois initial. Exemple: 6 mois = 1+5
- Forcer la refacturation : À utiliser dans certains cas lorsqu’on doit refacturer un contrat.
- OK : Cliquer pour confirmer la facturation.
Voir aussi …
- Gestion des contrats en format Microsoft Word – Méthode 2
- Choisir les items de la facture à créditer
- Storage | Départ imminent
- Appliquer une promotion sur une activité
- Ajout d’information spécifique concernant un espace loué
- Formulaire de réservation plein écran | Marina
- Démo file d’attente
- Remboursement sur carte de crédit de transactions antérieures
- Réserver une activité à partir du tableau de bord
- Finaliser les rendez-vous
