Afin d’accéder à l’interface principale d’Anémone vous devez créer un code d’usager pour chacun des utilisateurs qui utiliseront le logiciel. Vous pouvez accorder différents droits sur les différents paramètres de configuration et fonctions du logiciel.
Pour créer un usager: CONFIGURATION –> USAGER
Pour créer un nouvel usager :
- Choisir un nom d’usager.
- Inscrire le nom complet de l’employé(e).
- Inscrire son courriel pour correspondance avec l’employé(e)
- Par défaut le profil de l’usager est ACTIF, vous pouvez le désactiver lorsque la personne n’est plus votre employé.
- Affiche les rappels lors de l’ouverture du logiciel, par défaut il est ACTIF.
- Définir la langue d’utilisation du logiciel par l’usager. Anémone peut être utilisé autant en français qu’en anglais.
- Une fois le profil d’usager crée, le mot de passe par défaut est 123456, il faut le réinitialisé.
Il faut également déterminer les différents droits d’accès que l’usager aura dans le logiciel :
Il y a 4 types de droits que vous pouvez attribuer. Vous devez cocher le type de droit pour chacun des droits.
Généralement les propriétaires et/ou gestionnaires doivent avoir les droits d’administrateur partout.
- Aucun : L’usager n’a aucun accès aux différents modules et configurations du logiciel.
- Lecture : L’usager a accès aux différents modules et configurations du logiciel sans pouvoir en créer ou de les modifier.
- Écriture : L’usager a accès aux différents modules et configurations du logiciel et a la possibilité d’en créer et de les modifier.
- Administrateur : Même droits qu’en ÉCRITURE mais avec la possibilité de supprimer ou d’effacer certaines données.
Définition des droits d’accès attribuables dans le logiciel :
- Activités : Création et modification des activités.
- Avances sur les contrats : Ajouter des avances sur les contrats/réservations des clients.
- Bâtiments : Création et modification des bâtiments.
- Bracelets-Réimpression : Disponible seulement avec le module optionnel BRACELET. Par défaut AUCUN.
- Catégorie de personne : Création et modification des catégories de personnes. Utilisé dans la tarification par personne.
- Catégories de rabais : Gestion des rabais applicables au contrat ou au Point de Vente.
- Catégorie d’activités : Création et modification des catégories d’activités.
- Catégorie de produit : Création et modification des produits pour le point de vente et d’ajout dans une facture.
- Catégorie de rappel : Création et modification des rappels affichés lors de l’ouverture d’Anémone.
- Catégorie de services : Création et modification des catégories de services qui sont reliés au services additionnels.
- Catégorie de sites : Création et modification des catégories de sites. (ex.: 2 serv. 3 AMP, Saisonniers, Chalet)
- Clients : Création et modification des fiches clients.
- Clients – Bénévolat : Ajout et modification de données. Sous l’onglet Bénévolat dans la fiche client.
- Clients – Documents : Ajout et modification de documents. (Images, PDF, .docx) Sous l’onglet Document dans la fiche client.
- Commande de produit : Gestion des commande de produit dans le module de Point de Vente.
- Contrats : Création et modification de contrats / réservations pour les clients.
- Contrats – Actif / Inactif : Autorise la modification de la case Actif dans plusieurs éléments du logiciel.
- Contrats – Dupliquer : Autorise la duplication d’un contrat. Par défaut il n,est pas activé afin d’éviter un doublon de la réservation.
- Contrats – Finaliser : Autorise l’utilisation du bouton Finaliser Contrats dans l’onglet gestion.
- Courriels automatiques : Création de courriels automatisés envoyés aux clients avant ou après le séjour.
- Cycle de facturation : Création et modification des cycles de facturation. (Anémone Storage seulement)
- Département : Création et modification des départements comptables de l’entreprise.
- Département de l’entreprise : Création et modification des départements de services de l’entreprise. (Buanderie, resto)
- Dépôts : Création et modification du type de dépôts qui sont remboursable à la fin du contrat / réservation.
- Devise : Création de devises utilisés dans le logiciel.
- Dimensions : Création et modification des dimensions pour les sites, espaces, enclos et unités.
- Factures / Crédits : Création de factures ou de crédits. Permet également de créditer une facture.
- Factures / Crédits – Actualiser points : Autorise l’actualisation des points de fidélisation des clients pour des items facturés.
- Factures / Crédits – Modifier : Autorise la modification des factures et des crédits.
- Factures / Crédits – Supprimer lignes : Autorise la suppression de ligne dans les factures et les crédits.
- Forfaits – Activités : Création et modification de forfaits et d’activités.
- Forfaits – Services additionnels: Création et modification de forfaits composés de divers services additionnels.
- Fournisseurs : Création et modification des types de fournisseurs dans le Point de Vente.
- Frais d’annulation – Changement manuel : Autorise la modification des frais d’annulation. (Terminer contrat)
- Frais d’électricité : Création et modification de forfaits.
- Fusion vers Word : Autorise la fusion des documents vers MS Word (Publipostage).
- Gestion de la compagnie : Création et modification des infos de la compagnie. (Onglet Configuration)
- Gestion générale : Création et modification de certains paramètres généraux dans Anémone. (Onglet Configuration)
- Gestion générale – Modifier la date limite de modification des factures et des paiement : Autorise la modification des dates limite pour tous changements apportés aux factures et aux paiements.
- Groupe d’âge: Création et modification des groupes d’âges lors de la création d’un groupe. (Onglet Contrat/Réservation)
- Groupe de taxe : Création et modification des groupes de taxes de ventes applicables.
- Identifier carte à puce : Autorise la lecture des cartes à puces. (Module fidélisation – Optionnel)
- Impression des états de compte : Autorise l’impression des états de compte des clients.
- Impression des factures : Autorise l’impression des factures pour les clients.
- Lecteur codes barres : Autorise l’utilisation du lecteur de codes à barres.
- Liens d’attachement : Création et modification des liens de personnes avec le client principal. (Fiche client)
- Liste d’attente – inscriptions : Autorise la gestion de la liste d’attente des clients.
- Liste d’attente – origines des inscriptions : Création et modification des paramètres des origines des inscriptions.
- Modèles de courriel : Création et modification des modèles de courriel pour les contrats, factures, avances etc.
- Modèles de lettre – client : Création et modification des modèles de lettre aux clients pour un publipostage.
- Modèles de lettre – contrat : Création et modification des modèles de lettre des contrats aux clients pour un publipostage.
- Modèles de lettre – facture : Création et modification des modèles de lettre des factures aux clients pour un publipostage.
- Modes de paiement : Création et modification des modes de paiements à utiliser comme paiements et avances.
- Modifier la date d’annulation : Autorise la modification de la date d’annulation. (Fonction Terminer contrat)
- Niveau de fidélisation : Création et modification des niveaux de fidélisation. (Onglet Configuration)
- Paiement – Modifier mode de paiement : Autorise la modification du mode de paiement après l’avoir appliqué à la facture.
- Paiements : Autorise l’ajout ou le renversement de paiements sur une facture.
- Paiements postdatés : Autorise l’ajout de paiements sur une facture via les paiements postdatés.
- Permettre le sur-booking des ressources : Autorise le sur-booking des ressources pour les activités.
- Point de vente : Autorise l’utilisation du point de vente.
- Politique d’annulation : Création et modification des politiques d’annulation. (Fonction Terminer contrat)
- Portail – Documents : Ajout et modification de document dans le portail web. (Module optionnel)
- Portail – Nouvelles : Ajout et modification de nouvelles dans le portail web. (Module optionnel)
- Produits : Création et modification de produits dans le point de vente ou pour la facturation.
- Promotions : Création et modification des promotions à appliquer dans un contrat / réservation.
- Raisons pour renverser un paiement : Création et modification des raisons lors d’un renversement de paiement dans une facture.
- Rappels : Création et modification des rappels lors de l’ouverture d’Anémone.
- Rapport assurance expirée : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport d’achalandage : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport d’annulations : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de bénévolat : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de dépôts : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de disponibilités : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de la liste de prix des produits : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de l’inventaire : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de nuitées : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de paiement à recevoir : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de ventes : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport de ventes avec critères : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport dépôt de garantie : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des activités : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des avances : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des comptes recevables : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des contrats (début/fin prévue) : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des expériences d’achat : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des promotions utilisées : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des revenus prévus: Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des surcharges : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des services additionnels facturés : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport des services additionnels par contrat: Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport d’extraction client : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport du nombre de références : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport sommaire : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport sommaire d’occupation : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport Statistique Excel: Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport Statistiques Québec : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport ventes par département : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Rapport ventes par produit : Autorise la génération / impression du rapport par l’usager.
- Réception de produit : Autorise la réception des produits vendus dans le Point de vente.
- Registre des courriels : Autorise la visualisation du statut des courriels envoyés par Anémone.
- Rendez-vous : Création et modification de rendez-vous pour les activités.
- Renouvellement de contrats : Autorise la fonction de renouvellement de contrats.
- Ressources : Création et modification des ressources utilisées pour les activités.
- Sections : Création et modification des sections où apparaissent les sites/unités dans le vol d’oiseau.
- Services additionnels : Création et modification de services additionnels.
- Sites / Unités / Espaces / Enclos : Création et modification des espaces locatifs.
- Soldes : Création et modification de soldes applicables aux produits vendus dans le point de vente.
- Tableau de bord / Vol d’oiseau : Autorise l’usager à utiliser le tableau de bord / vol d’oiseau.
- Tâche à faire : Création et modification des tâches à faire reliées aux sites / unités / espaces / enclos.
- Tarification : Création et modification des tarifs à appliquer pour les sites / unités / espaces / enclos.
- Taxes sur l’hébergement : Création et modification des taxes spécifiques à l’hébergement.
- Taxes : Création et modification des taxes applicables lors de la facturation et création de contrats / réservations.
- Termes : Création et modification des termes de paiements.
- Titres des clients : Création et modification des titres associés aux clients.
- Transferts vers la comptabilité : Autorise l’utilisation de la fonction de transfert de données vers un logiciel de comptabilité. (Module Optionnel)
- Type des clients : Création et modification des types de clients.
- Type de bénévolat : Création et modification des types de bénévolat.
- Type de ressources : Création et modification des types de ressources utilisées pour les activités.
- Type de chauffage : Création et modification des types de chauffage. (Anémone Storage)
- Type de communication : Création et modification des types de communication. (Fiche client)
- Type de contrat : Création et modification des types de contrat utilisés par la tarification.
- Type de référence : Création et modification des types de référence. (Fiche client)
- Type de tâche : Création et modification des types de tâche à faire reliées aux sites / unités / espaces / enclos.
